Les archives de copropriété : Un trésor oublié, mais crucial
Les archives de votre copropriété ne sont pas de simples papiers poussiéreux, elles sont la colonne vertébrale de sa mémoire : son histoire, ses finances, ses crises, tout y est. Les ignorer ? Impossible. Sans elles, gérer l’immeuble efficacement devient une mission vouée à l’échec. Leur gestion ? C’est le syndic qui s’en charge et qui doit les transmettre intégralement en cas de changement.
Nous avons rarement besoin de ses archives mais il est important qu’elles soient rapidement mobilisables.
Ce que dit la loi : le syndic au centre de tout
D’après l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic détient l’intégralité des archives : règlement de copropriété, répartition des charges, procès-verbaux, comptabilité, diagnostics techniques, etc. C’est une obligation, pas un service annexe. Aucune facturation additionnelle n’est permise (art. 33, décret du 17 mars 1967). En cas de besoin, l’assemblée générale peut même déléguer cette tâche à un prestataire spécialisé, moyennant une rémunération ajustée.
Mon Petit Syndic dans l’Hérault et le Gard et l’archivage des documents : un pas en avant vers la dématérialisation totale.
Chez Mon Petit Syndic, nous avons déjà franchi le cap. Toutes nos archives sont dématérialisées. Nous conservons les procès verbaux et les règlement de copropriété en version papier. Certes, la reprise d’un immeuble est un défi, mais une fois tout numérisé, l’accès devient un jeu d’enfant. Les nouveaux clients ? Ils récupèrent facilement tout l’historique digitalisé de leur copropriété.
Combien de temps conserver tout ça ?
Certaines archives, comme les procès-verbaux, les plans ou le règlement de copropriété, doivent être conservées indéfiniment. Ces archives sont d’ailleurs conservés en version papier. Les justificatifs comptables, eux, sont conservés pendant dix ans. En cas de changement de syndic, le syndic sortant conserve les copies nécessaires pour justifier ses opérations (art. 6, décret n° 2005-240 du 14 mars 2005).
Changement de syndic : pas de place pour les retards
Le syndic sortant doit transmettre dans les quinze jours les comptes de trésorerie, les coordonnées bancaires et, sous un mois, l’intégralité des archives, numérisées et prêtes à être exploitées. Passé deux mois, il doit fournir un état des comptes après clôture. Le tout, accompagné d’un bordereau récapitulatif, pour éviter toute mauvaise surprise (art. 33-1, décret du 17 mars 1967). Ce cadre a largement fluidifié les transitions entre syndics: les situations de blocage sont très rares.
La dématérialisation : l’ère nouvelle
Conserver sous forme dématérialisée ? C’est enfin une réalité. Gain de place, gain de temps. Chez Mon Petit Syndic, votre syndic dans l’Hérault et le Gard, cette dématérialisation massive permet à notre Extranet d’offrir un accès instantané à tous les documents clés et un archivage optimal. Efficace, non ?